Según los datos proporcionados en el informe anual del International Facility Management Association (IFMA) del año 2020, la cifra de ventas combinada de nuestro sector representó aproximadamente el 1% del Producto Interno Bruto (PIB) nacional, alcanzando los 10.250 millones de euros. Aunque la rentabilidad media puede variar según diversos factores, es evidente que en el sector de Facility Services se manejan porcentajes modestos de rentabilidad sobre la cifra de ventas. Como es sabido, el 80-85% del costo del servicio se atribuye al costo de la mano de obra, mientras que alrededor del 7% se compone de gastos generales e insumos. En consecuencia, la rentabilidad promedio del sector oscila entre el 5% y el 10%.

En muchas ocasiones, las empresas carecen de herramientas efectivas para controlar y dar seguimiento detallado a los gastos necesarios para la operación de sus servicios. Generalmente, se conoce el  margen de rentabilidad de la empresa a mitad del año posterior, cuando se presentan las cuentas anuales. Este enfoque dificulta la capacidad de corregir y optimizar la cuenta de explotación antes de que sea demasiado tarde. Además, con los sistemas convencionales, como hojas de cálculo y diversas fuentes de datos, resulta demasiado laborioso llevar a cabo el control de todas las partidas de gastos que inciden en el desarrollo de la actividad. Registrar con precisión las modificaciones y variabilidades diarias en términos monetarios se vuelve prácticamente inviable. Dirigir y administrar una empresa sin contar con datos reales que permitan conocer en detalle el resultado de la gestión mes a mes se convierte en un acto de fe.

Recordemos que el Sistema IGM es un ERP de operativa de Facility Services, que incorpora múltiples funcionalidades especializadas para administrar todos los aspectos del desarrollo de un servicio, como la gestión de personal, gestión de pedidos de material, compras, servicios subcontratados, programación de servicios periódicos, etc. Este registra y acumula los costos de operativa generados por cliente. Otra de las grandes cualidades de IGM, es que es una plataforma conectable mediante APIs o conexión directa a grandes plataformas de software de gestión como Sage o A3 para obtener datos de nómina y/ o facturación de los que nos valemos para incorporar a la cuenta de explotación del cliente, lo que permite evaluar mensualmente la evolución de los costos y su rentabilidad con datos reales por partidas individualizadas (en € y %):

• Coste laboral, distinguiendo entre personal fijo y sustitutos
• Coste de suministros (productos y utensilios)
• Coste de uniformidad
• Coste de cristaleros
• Coste de Supervisión
• Coste de subcontratación
• Coste de maquinaria y reparaciones
• Otros costes

Esta capacidad facilita la identificación de incidencias económicas en el desarrollo de los servicios, el análisis de sus causas y la implementación de correcciones para mejorar la rentabilidad específica de cada cuenta de cliente. Y no solo por cliente. También desglosado por cada uno de los distintos centros de trabajo que pudiera tener un mismo cliente. Proporcionándonos así una visión particularizada y en conjunto de cuentas de clientes más complejas. La función además proporciona otras ratios de análisis: segmentación de clientes, comparativas intermensuales e interanuales de ratios de vacaciones, de consumo, o de absentismo. Asimismo, podremos ver la evolución de estos mediante gráficas. 

Contar con un sistema único que integre y relacione toda la información de la empresa optimiza considerablemente la gestión. Si, además, este sistema posibilita un control detallado de los costos que permita mejorar el margen de rentabilidad en tan solo unas décimas, podría traducirse en diferencias significativas, incluso de varias decenas de miles de euros, en las ganancias.