La adopción de un sistema de gestión de la calidad representa una decisión estratégica crucial para cualquier organización, ya que puede potenciar significativamente su desempeño global. En el sector de los servicios de Facility, contar con un sólido sistema de gestión de calidad es fundamental, ya que nuestros clientes esperan y exigen que cumplamos con los más altos estándares de calidad que prometemos. La implementación de un sistema que simplifique la recopilación de datos, el seguimiento y el control de nuestro rendimiento no solo mejora nuestra calidad como empresa, sino que también nos diferencia de la competencia que utiliza sistemas menos profesionales y convencionales. Es evidente que los registros en papel son cosa del pasado: estos documentos estáticos rara vez se registran de manera sistemática lo que dificulta el seguimiento necesario para mejorar la calidad de nuestros servicios.

El sistema IGM ofrece una funcionalidad específica diseñada para garantizar el seguimiento y cumplimiento de los estándares de calidad que hemos establecido con nuestros clientes. Esta herramienta permite la rápida elaboración de planes de trabajo, la asignación de tareas a operarios específicos, la automatización de listas de verificación disponibles en la aplicación del operario para su revisión diaria, así como la generación de informes y estadísticas de rendimiento.

Los planes de trabajo se asignan a los centros de servicio mediante plantillas predefinidas adaptadas a los estándares específicos de diversos tipos de instalaciones, como comunidades, oficinas, centros comerciales, entre otros. De manera periódica, los supervisores del servicio llevan a cabo inspecciones utilizando dispositivos iPad o iPhone para evaluar la calidad del servicio prestado. Es importante destacar que este sistema permite una supervisión ágil y eficiente, evitando largas estancias en las instalaciones del cliente. Esta función permite evaluar rápidamente el centro en su totalidad, lo que permite al supervisor corregir específicamente aquellas tareas que no cumplen con los estándares, incluso adjuntando fotografías si es necesario para documentar su evaluación.

El sistema posibilita la generación de informes detallados de supervisión en tiempo récord, accesibles para el cliente y los operarios asignados al centro de trabajo, proporcionando un seguimiento gráfico de la calidad a lo largo de la duración del contrato. Cada informe generado se envía automáticamente al correo designado por el cliente y queda registrado en el portal del cliente para su consulta. Además, el operario también recibe una copia del informe generado en su portal, donde puede ver evaluado su desempeño. 

Adicionalmente, el sistema proporciona la ubicación del supervisor en tiempo real durante la supervisión en las instalaciones del cliente, lo que añade una capa adicional de transparencia. El sistema también identifica la periodicidad de las inspecciones de cada cliente y permite consultar en un mapa las inspecciones próximas a vencer para optimizar la ruta del supervisor.

En caso de que los clientes detecten alguna incidencia en el desempeño de nuestro servicio en sus instalaciones, pueden comunicárnoslo a través del portal del cliente, lo que se reflejará como una notificación interna en nuestro sistema de gestión. A través de este portal, también podemos comunicar la resolución de dichas incidencias al cliente. La ventaja de utilizar esta herramienta, en comparación con un correo electrónico o una llamada telefónica, radica en la centralización y registro dentro del portal del cliente de todas las interacciones relacionadas con nuestros servicios, siendo un requisito habitual en los nuevos pliegos de requisitos técnicos para contrataciones con el Estado. Destacamos que el sistema IGM también dispone de una herramienta llamada “Parte de Visita”, que permite registrar la visita del supervisor a las instalaciones del cliente por cualquier motivo que se desee reflejar, sin necesidad de registrar necesariamente la puntuación de las tareas.

Para culminar, el sistema captura el coste de las intervenciones del supervisor, obtenido a través del tiempo empleado durante las visitas de supervisión o bien los partes de visitas, por el coste/ hora real del supervisor y lo imputa a la cuenta de explotación mensual del cliente. No hay en el mercado un sistema de gestión de calidad para Facility Service tan completo, que nos permita llevar a cabo el control y seguimiento de los servicios prestados, comunicar simultáneamente a las partes interesadas, a la vez que cuantificamos nuestros costes.

Ventajas destacadas del sistema IGM:

1. Transparencia con nuestros clientes: La supervisión periódica demuestra al cliente que controlamos y garantizamos la calidad del servicio, generando confianza.
2. Motivación de los operarios: Los trabajadores sienten que su labor es esencial y valorada al saber que su desempeño es revisado y apreciado. Este enfoque individualizado fomenta la responsabilidad.
3. Agilidad en auditorías: La implementación de este sistema facilita y acelera las auditorías de certificación de calidad.
4. Herramienta solicitada y valorada en las contrataciones de servicios públicos.
5. Cuantificación del coste real de la presencia del Supervisor durante las inspecciones del servicio y las visitas a las instalaciones del cliente.